Mendapatkan sertifikasi menunjukkan bahwa perusahaan telah memiliki reputasi baik dengan produk, layanan, serta hasilnya dapat dipercaya oleh konsumen. Hal ini juga dapat menyiratkan bahwa perusahaan telah mengembangkan standar kerja sesuai dengan pedoman yang berlaku. 

Umumnya sertifikasi memiliki masa berlakunya masing-masing. Pada sertifikasi ISO masa berlakunya adalah 3 (tiga) tahun sejak diterbitkan. Re-certification ISO atau resertifikasi ISO adalah pembaharuan sertifikasi ISO yang prosesnya berbeda dengan surveillance. Untuk mendapatkan sertifikasi, organisasi/perusahaan wajib mendaftarkan diri ke lembaga sertifikasi ISO.

Kegagalan sistem manajemen dapat membuat Perusahaan terancam kehilangan sertifikasinya kapan saja. Sehingga, selama masa sertifikasi masih berlaku Perusahaan akan tetap dipantau oleh Lembaga Sertifikasi terkait untuk memastikan efektifitasnya tetap terjaga. Pemantauan dilakukan melalui audit surveillance yang dilakukan setiap 1 tahun. Jika masa sertifikasi telah habis, Perusahaan harus di resertifikasi. Selain itu, Lembaga Sertifikasi berhak melakukan pencabutan sertifikasi (withdrawn certification) kapan saja jika terdapat situasi yang mengharuskannya.

Untuk menjaga keefektifan sistem manajemen dan memastikan kelayakan perusahaan mendapatkan sertifikasi kembali, simak beberapa strategi yang dapat diterapkan berikut ini! 

Baca juga : 5 Cara Efektif Membangun Budaya Kerja Positif untuk Meningkatkan Kesuksesan Perusahaan

Strategi Sukses Re-Sertifikasi ISO di Perusahaan

Ada 7 strategi utama yang dapat diterapkan oleh perusahaan dalam menghadapi proses re-sertifikasi. Strategi ini harus dilakukan dengan tepat dan efektif supaya perusahaan tidak mendapatkan hambatan dalam mendapatkan sertifikasi kembali.

1. 1. Kesadaran berkelanjutan
      Penting untuk melanjutkan kegiatan kesadaran dalam perusahaan, baik untuk karyawan lama maupun baru agar lebih siap menghadapi audit di masa mendatang.
   2.  Pelatihan reguler
      Selalu ada kebutuhan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan mengatur program pelatihan yang sehubungan dengan sistem manajemen. Hal ini mungkin terkait dengan manajemen mutu atau manajemen lingkungan atau keselamatan dan kesehatan kerja, tergantung pada sistem manajemen yang dipilih.
   3. Audit reguler
      Audit internal dimaksudkan untuk membantu sistem manajemen agar terus meningkat dan jika dihentikan, maka akan sulit bagi perusahaan untuk mengidentifikasi bagian yang perlu ditingkatkan. Perusahaan harus proaktif untuk mengidentifikasi dan mengatasi kekurangan sistem yang terjadi. Oleh karena itu, untuk mempertahankan sertifikasi, audit internal harus dilakukan.
   4. Rapat tinjauan manajemen
      Tinjauan manajemen sangat diperlukan untuk melacak perkembangan dan kemajuan dari sistem manajemen. Tanpa proses ini, manajemen tidak akan mendapatkan informasi lengkap tentang keberhasilan atau kegagalan sistem manajemen. Untuk mempertahankan sertifikasi, perusahaan didorong untuk terus melaksanakan rapat tinjauan manajemen.
   5. Keterlibatan pemangku kepentingan dan keterlibatan pekerja
      Perusahaan harus terus berkomunikasi dan berinteraksi dengan para pemangku kepentingan untuk memahami kebutuhan mereka. Kunci untuk mempertahankan sertifikasi adalah interaksi yang intens dengan para pemangku kepentingan seperti regulator, lembaga sertifikasi, karyawan, manajemen, pemasok dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
   6. Peninjauan informasi terdokumentasi secara berkala
      Dokumentasi adalah salah satu persyaratan dari sistem manajemen. Jika perusahaan tidak memperbarui informasi terdokumentasi atau tidak memiliki kontrol yang efektif, maka sertifikasinya tidak akan bertahan lama. Informasi yang terdokumentasi dapat bersifat dinamis. Terutama ketika perusahaan menetapkan proses baru yang memerlukan kontrol, termasuk dokumentasi dan bukti yang menunjukkan kesesuaian. Oleh karena itu, perusahaan harus merancang informasi terdokumentasi untuk memastikan bahwa produk dan layanan yang diberikan konsisten dan sesuai dengan persyaratan yang berlaku.
   7. Mengelola periode transisi standar
      Sebuah standar dapat mengalami perubahan kapan saja. Jika standar sistem manajemen yang diterapkan mengalami pembaruan, Perusahaan disarankan untuk merencanakan transisi lebih awal. Hal ini berguna untuk menghindari sertifikat yang tidak lagi berlaku karena adanya perubahan versi standar. Oleh karena itu, perusahaan harus mengelola waktu transisi dalam sertifikasi dengan tepat dan efektif.

Baca juga : Apa itu Total Quality Management? Ini Manfaatnya untuk Bisnis!

PT. Konsultan Katiga Indonesia merupakan perusahaan konsultan terpercaya, kami siap membantu Anda dalam memenuhi kebutuhan terkait sertifikasi sistem manajemen, kami berkomitmen dalam memberikan pelayanan terbaik sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Silahkan diskusikan kebutuhan Anda bersama tim terbaik kami!